Hvordan lykkes med endringsledelse?

Vi har investert tid og penger i en ny systemløsning som digitaliserer tungvinte prosesser, men likevel sliter vi med å løsrive oss helt fra de gamle prosessene. Høres det kjent ut?

Eller så kan det hende at ledelsen har besluttet en ny strategi - den nye strategien er grundig kommunisert til alle, og nødvendige omorganiseringer er gjort. Likevel så sliter vi med å implementere den nye strategien..... Hvorfor er det så vanskelig å lykkes med endringsprosesser?

En omstilling skjer ikke av seg selv - det har mange virksomheter erfart. Det kreves en strukturert og aktiv form for endringsledelse. En organisasjon vil nemlig ikke endre seg om ikke menneskene som er en del av den klarer å endre seg. Og som all form for ledelse bør også endringsledelse tilpasses de menneskene vi er avhengige av å få med oss. En endringsprosess igangsettes for å oppnå positive effekter på sikt, og det kan være mye å hente på å gjennomføre den så strukturert og effektivt som mulig. Det finnes ulike metoder for endringsledelse - de har mye til felles, men legger gjerne vekt på ulike faser i prosessen. Habberstad vil alltid gjøre en vurdering av hva som er den beste metodikken i hvert enkelt tilfelle. Her vil vi si litt om ADKAR-metoden, som vi har god erfaring med.

Hva er ADKAR-metoden?

ADKAR-metoden handler om å sette den enkelte medarbeider i sentrum, og bygger på hvordan den enkelte stiller seg til endringer som vil påvirke deres arbeidshverdag. Reaksjonene kan være svært forskjellige: Fra frykt for arbeidsplassen og manglende aksept for at det er behov for endring på den ene siden, til nysgjerrighet og entusiasme for prøve noe nytt på den andre siden.

Metoden fokuserer på individuelle endringsprosesser og er utviklet for å hjelpe folk å tilpasse seg nye situasjoner og endringer på en god måte. I en stegvis prosess er første grunnsten å bygge forståelse og aksept. Usikkerhet og frykt tas på alvor, med mål om å vende følelsene til et ønske om å delta på en positiv måte. 

Ved å bruke ADKAR-metoden kan du øke gjennomslaget for endringene du ønsker, og samtidig håndtere motstand på en god måte. Metoden kan brukes i alle slags virksomheter. Som med de fleste gode metoder bygger den på sunn fornuft satt i system.

Hvilke komponenter inngår i ADKAR-metoden?

ADKAR er et akronym. Navnet kommer fra disse fem delene:

A for Awareness. Hvorfor er det behov for endring, og hva er konsekvensene av å ikke endre?

Det er ikke en selvfølge at alle involverte synes endring er nødvendig. Dette gjelder både de som direkte vil bli påvirket av endringen (eller mangelen på endring), og kanskje i enda større grad de som ikke er direkte berørt.

Du kan hjelpe folk til å se behovet for endring ved å kommunisere tydelig og forståelig om hvorfor endringen er viktig, og hjelpe dem å se perspektiver som de kanskje ikke ser. Fordeler, og eventuelle ulemper, ved endringen må adresseres, samt konsekvensene av å ikke gjøre noen endring. Toveis kommunikasjon er avgjørende, og det er også vesentlig hvem som kommuniserer hva til hvem. 
 

D for Desire – ønsket om å oppnå den fordelen som endringen kan by på. 

Dette steget innebærer å bygge motivasjon for å gjennomføre endringen, og til å gjøre den innsatsen som skal til for å lykkes. En tydeliggjøring av effekten endringene vil ha for den enkelte er viktig, så budskapet bør tilpasses ulike grupper og enkeltpersoner. En mer effektiv arbeidsdag, nye tjenester som gir mer fornøyde kunder og brukere, bedre lønnsomhet eller tryggere arbeidsplasser er ulike argumenter som kan appellere til ulike grupper i virksomheten.

K for Knowledge. Dette stadiet handler om å ha den nødvendige kunnskapen og ferdighetene for å gjennomføre endringen. Vi må forstå hvordan endringen skal gjennomføres, og hva som skal til for å gjøre det. Tilføring av ny kunnskap og utvikling av nye ferdigheter må tilpasses ulike læringsstiler. Praktisk trening bidrar til at læringseffekten blir best mulig. Like viktig er det at det som læres, brukes. På engelsk sier man «use it or lose it». Det er viktig at kunnskapen raskt kommer i bruk, så timing for opplæring er sentralt.

A for Ability. Det er ikke nok å ha teoretisk kunnskap. Evnen til å gjennomføre det som skal gjøres varierer fra person til person. Mange har nok erfart at ny kunnskap ikke automatisk fører til nye vaner. Personlige holdninger, og verdier spiller inn, blant annet hvor tålmodige vi er når vi er i en læringsprosess. Helt sentralt er det også at det er akseptabelt at det gjøres feil i en periode der vi skal lære noe nytt og etablere nye vaner. Organisasjonskulturen blir dermed også avgjørende for i hvilken grad vi lykkes med endringen.

Nødvendige verktøy og ressurser må selvsagt være på plass, og vi må sikre at ikke tidligere prosedyrer, incentivordninger eller andre forhold står i veien for gjennomføringen av den vedtatte endringen. 

R for Reinforcement.. For at en endring skal «sette seg» i organisasjonen og bli varig, må den følges opp med tiltak som sørger for å forsterke den nye ordningen.

Gjennom anerkjennelse, belønning, oppmerksomhet og synlighet kan endringen feste seg.

Etterhvert vil det som virket nytt og fremmed bli normalen. Nye metoder, prosedyrer, systemer og verdier stiller med et handicap. De har ikke vist hva de duger til ennå, og må vinne respekt over tid.

Hvordan implementerer du ADKAR-prinsippene? 

For å lykkes med en endringsprosess må du lykkes på alle de fem områdene. En endringsleder må også være bevisst på at ulike deler av organisasjonen kan befinne seg i ulike faser. Tiltakene må derfor tilpasses situasjonen til enhver tid. Dersom det er mye motstand i en spesifikk del av organisasjonen, tar kanskje "Awareness"- og "Desire"fasene lenger tid her. Det nytter selvsagt ikke å drive med opplæring i nye ferdigheter til de som ikke har forstått behovet for endring eller ønsker den velkommen.

Habberstads sertifiserte rådgivere har lang erfaring med å anvende ADKAR-prinsippene i norske organisasjoner. Våre fire beste tips er som følger:

1. Omstilling tar tid. Det kan være fristende å gå raskt fram med innføring av nye løsninger, men de fleste trenger tid til å omstille seg. Sørg for at dere setter av nok tid til en modenhetsanalyse og kartlegging tidlig.
   
2. God kommunikasjon er essensielt. Lag en kommunikasjonsplan tidlig i løpet, og husk at ulike mennesker har ulike behov i ulike faser av prosessen.
3. Få ledelsen på banen. Forskning viser at den viktigste suksessfaktoren for en vellykket endring er synlig og aktiv støtte fra alle ledernivåer, inkludert øverste ledelse. Ledere er også mennesker, og de må gjennom de samme stegene som resten av organisasjonen: awareness, desire, knowledge, ability og reinforcement.
4. Bruk en smidig (agil) tilnærming. En grundig plan er viktig, men det er også uunngåelig at planen må justeres underveis. I prosjektsammenheng kaller vi dette en smidig eller agil tilnærming. Det er viktigere å komme igang med endringsprosessen enn å ha planlagt alt i minste detalj.