Digitalisering og ledelse, Fagartikler, IT-prosjekt og testledelse

For å hente ut gevinster fra digitaliseringsinitiativer må man ofte endre forretningsprosesser og arbeidsmåter.  Det er derfor avgjørende å sikre at forbedringene blir varige ved å implementere og vedlikeholde nye prosesser etter at prosjektet er fullført. For å lykkes er det viktig med en felles forståelse av målet med endringen som skal gjøres, tydelig eierskap, involvering og samarbeid på tvers av fagområder.

Synliggjør gevinster på veikartet

En gevinstorientert tilnærming til innføring av digital endring handler om å synliggjøre de positive resultatene organisasjonen ønsker å oppnå gjennom endringen, slik at gevinstmål kan benyttes aktivt i prioriteringer underveis og følges opp ved innføring av endringen.

Det er like viktig å fokusere på planleggingen av hvordan gevinster skal realiseres, uavhengig av tilnærming eller metode som brukes i prosjekt- og endringsarbeidet. En effektiv måte å holde oversikt over gevinstoppfølgingen er å visualisere gevinstene ved hjelp av veikart som viser frem realiseringen av gevinster mot det ønskede målbildet. Dette gjelder både når man jobber agilt, i produktorienterte team, med en mer faseorientert prosjekttilnærming, eller i kombinasjoner av disse metodene

Roadmap

Det er viktig å forstå hvordan den digitale endringen vil bidra til å oppnå organisasjonens overordnede mål og strategier. Å oppleve tidlige gevinster hos sluttbrukerne av digitaliseringsinitiativet kan skape entusiasme og støtte for endringen i virksomheten. Derfor bør dette tas med i betraktningen når man utformer veikartet. Det vil kunne gi arbeidsro når det jobbes med «back end» gevinster som ikke er like synlige for sluttbrukere, men som kan være like viktige premisser for at den nye teknologien skal fungere over tid.

6 tips til hvordan lykkes med gevinstrealisering:

 

  1. Tydelig definerte mål:
    Det er viktig å ha klare og målbare mål for prosjektet slik at det er tydelig hva som skal oppnås og hvilke gevinster som forventes, både kvantitative og kvalitative, og at disse beskrives i veikartet for gevinstrealisering.

  2. Tenk fremtidig forvaltning tidlig i prosjekt- og endringsarbeidet

  3. Etabler tydelig prosesseierskap:
    Det er viktig å identifisere og utpeke klare prosesseiere i organisasjonen. Disse må få opplæring i hva det innebærer å være prosesseier og hvilket ansvar og rolle de har i gevinstrealiseringen. Etterlevelse av endrede prosesser er ofte sentralt i gevinstrealiseringen ved digitale endringer. Dette kan favne bredt, og være både endrede måter å jobbe på eller eksempelvis endringer i hvordan master data forvaltes og brukes.

  4. Involver de rette personene:
    De som skal ha en aktiv rolle i forvaltningen av de nye prosessene bør involveres tidlig i arbeidet, og ikke kun når prosjektet eller endringen skal overleveres. Dette sikrer at de får en forståelse for endringen og føler eierskap.

  5. Tverrfaglighet og innsikt fra ulike perspektiv:
    Digitalisering og endring av prosesser krever ofte innsikt fra ulike perspektiver. Hvordan kan feks en teknologisk plattform oppdateres i takt med nye krav og teknologiske fremskritt. Svaret på dette krever tverrfaglighet slik at ikke IT-avdelingen jobber alene. Det er viktig å ha representasjon fra ulike fagområder for å skape gevinster som varer over tid. Hvem har innsikt og eierskap til dataene? Hvem setter krav, premisser og retningslinjer for hvordan en arbeidsprosess fungerer best over tid? Er det definert samarbeidsarenaer mellom produkteier og prosesseiere?

  6. Kontinuerlig prioritering, oppfølging og evaluering:
    Bruk gevinstmål i veikartet aktivt inn i prioritering av leveranser, slik at innsats/ kostnader kan ses opp mot nyttevirkning. Gevinstrealisering bør ikke være en engangshendelse, men en kontinuerlig prosess som krever løpende oppfølging, evaluering, og tilpasning for å sikre at de ønskede gevinstene faktisk oppnås.  

Er gevinstrealiseringsplanen gyldig?

Det er viktig at gevinstrealisering prioriteres og settes på agendaen til porteføljekontoret, og ikke bare er begrenset til det enkelte prosjekt. De initiale gevinstene som er definert i business-caset til et prosjekt eller endringsinitiativ bør kontinuerlig vurderes opp mot de endringene og påvirkningene som skjer i omgivelsene. Dette handler om å vurdere ny teknologi som må tas hensyn til, eller se på nye muligheter som har oppstått. Man bør også vurdere hvordan resultater fra andre prosjekter og initiativer kan påvirke den planlagte endringen på en annen måte enn det som var opprinnelig planlagt.

Hvordan styrke gevinster på tvers av prosjekter?    

I større organisasjoner kan det være krevende å ha full oversikt over hvordan ulike prosjekter og initiativer har avhengigheter og kan styrke gjensidige gevinster på tvers. Vurdering av gevinster, avhengigheter i gevinstrealisering og hvordan realisering av et prosjekt muliggjør gevinster i andre endringer bør derfor være tett integrert i den løpende porteføljestyringen.

Farten i teknologiutviklingen rundt oss gjør dette spesielt viktig. Kanskje leder du et pågående prosjekt i organisasjonen som omhandler både data management prosesser og informasjonssikkerhet, og ser nå et nytt potensial for gevinster i forhold til fremtidig bruk av kunstig intelligens? For å sikre at organisasjonen kan ta ut mest effekt av initiativ og prosjekter vil det være lurt å stille seg spørsmålene?

  1. Blir gevinstrealiseringsplanen for disse initiativene kontinuerlig vurdert slik at man kan justere kursen for å utnytte de oppdaterte mulighetene og målbildene?
  2. Er det tidlig nok og aktiv porteføljestyring i din organisasjon

Det er avgjørende å forstå verdien av ethvert prosjekt som skal gjennomføres. Dette innebærer å identifisere realistiske gevinster på kort og lang sikt, forankre beslutninger og sette riktige prioriteringer for optimal effekt. 

En nøkkelutfordring er å sikre god gevinstkartlegging og målinger, samt å skape gode prosesser som sikrer varige gevinster.

Seniorrådgiver Habberstad - Håvard Hattestad

Med vår erfaring og spisskompetanse kan vi bistå dere i å sikre gevinstrealiseringer i prosjekter som vil komme dere til nytte. Vårt mål er å sikre at deres prosjekter gjennomføres etter planen, med fokus på målene som er definert og sikre varige gevinster.

På veien vil vi sammen ha fokus på forankring i virksomheten og skape entusiasme for endringene som skal gjennomføres.