Habberstads personvernerklæring

Habberstad AS, ved daglig leder, er databehandler for personopplysninger i forbindelse med våre klienters rekrutteringsoppdrag.

Habberstad AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for:

• kandidater til fremtidige stillinger
• ansatte og innleide rådgivere
• brukere av våre nettsider
• kontaktopplysninger til kunder, referanser, leverandører og andre som vanligvis er offentlig tilgjengelig

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Har du spørsmål rundt dine rettigheter ifm. personvern i Habberstad AS, kontakt pvo@habberstad.no

Databehandlere

Habberstads har flere databehandlere:

• Microsoft for Office365 for kontorstøtte verktøy. Eposter om ansatte og kandidater lagres i skyen i Europa i Office365 hos Microsoft
• Garnes Data AS for nettverk og telekommunikasjon
• Inbound Group AS for HubSpot websider
• Recruitment Manager AS for RecMan (rekrutteringprosess, med epost og søknader)
• Tripletex AS for lønns- og regnskapsdata

En standard databehandleravtale eksisterer mellom Habberstad og våre databehandlere. Personopplysninger utleveres ikke fra Habberstad til andre aktører, uten samtykke fra den registrerte.

Behandling av personopplysninger ifm. rekrutteringsoppdrag

Habberstad er Databehandler:

Habberstad er databehandler på vegne av vår oppdragsgiver, som er behandlingsansvarlig. Ved å sende inn søknad på en stilling, samtykker kandidaten til behandlingen for den aktuelle stilling. Det innebærer samtykke til:

• Lagring av søknad, CV, e-poster og Habberstads vurderinger av kandidaten i Habberstads systemer
• Oversendelse av søknad, CV og Habberstads vurderinger av kandidaten til oppdragsgiver.

CV’er og eventuelle vurderinger av kandidater lagres inntil 12 måneder med begrunnelse i at dersom en nyansatt kandidat slutter i sin nye stilling etter kort tid kan Habberstad være forpliktet til å finne ny kandidat til stillingen. Det er relevant å bruke samme søkere til den samme stilling (samme formål).

Habberstad er Behandlingsansvarlig:

Kandidaten kan gi samtykke til utvidet lagring av søknad, CV, e-poster og Habberstads vurderinger av kandidaten i Habberstads systemer for eventuell bruk i fremtidige ansettelsesprosesser som Habberstad utfører. Det innebærer samtykke til:

• Lagring av søknad, CV, e-poster og Habberstads vurderinger av kandidaten i Habberstads systemer
• Oversendelse av søknad, CV og Habberstads vurderinger av kandidaten til fremtidige oppdragsgivere.

Informasjonen i denne behandlingen, hvor Habberstad er behandlingsansvarlig, vil normalt lagres i 5 år. Informasjonen slettes deretter.

Behandling av personopplysninger for ansatte og innleide rådgivere

Habberstad er behandlingsansvarlig for personopplysninger for ansatte og innleide rådgivere i Habberstad. Personopplysninger og lønnsinformasjon lagres i Microsoft Office365 for kontorstøtte verktøy samt i Tripletex AS. Behandlingen baseres på ansettelsesavtale. Ansatte og innleide rådgivere har rettigheter ihht Personopplysningsloven.

Habberstad nettsted

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av Inbound Group og HubSpot. Det er kun Habberstad og databehandlerne som har tilgang til opplysningene som samles inn. Vi bruker analyseverktøy i HubSpot på vårt nettsted. Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Følgende informasjonskapsler brukes på Habberstad.no:

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no).

Spørreundersøkelser

Daglig leder har ansvaret for Habberstads spørreundersøkelser. Habberstad bruker Survey Monkey til å gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Habberstad vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Habberstad eller Survey Monkey samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Habberstad identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Survey Monkey til å sende ut undersøkelser eller oppfølgingsspørsmål.