/ 07.12.2018

Hvordan få nytte av økonomistyring i prosjektledelse?

Abonner på nyhetsbrev

Mange oppfatter økonomistyring i prosjekter som et nødvendig onde gjennom påtvunget rapportering ovenfra. Økonomistyring som kun omfatter rapportering av historiske tall opp mot rammer og budsjett, skaper sjelden entusiasme da det oppleves lite nyttig å se bakover i tid, spesielt i møte med krevende utfordringer i nåtid og fremtid.

Noen enkle grep kan imidlertid gjøre økonomistyring til et svært nyttig og helt nødvendig verktøy for å forbedre og effektivisere prosjektstyringen.


Knytt økonomi til omfang og leveranser tidlig i prosjektet

Det er velkjent at man ønsker et økonomisk bilde av prosjektets omfang og leveranser. Det er viktig at dette gjøres på grovt nivå på lik linje med andre fagdisipliner/temaer som plan, ressurs, kvalitet og risiko i en tidlig fase. Slik sikres en helhetlig tilnærming hvor man raskt får et overordnet bilde av prosjektet basert på tilgjengelig informasjonsgrunnlag man rår over på dette tidspunktet.


En slik overordnet struktur har flere fordeler. Den danner et utgangspunkt for detaljering av fagdisipliner når prosjektplan utarbeides og senere i oppfølging av prosjektet, men også opp mot prosjekteier/styringsgruppe og virksomhetsledelse. I tillegg kan dette brukes som en referanse utover i prosjektet for å måle utvikling og trender etterhvert som prognoser endres, noe som nesten alltid etterspørres av prosjekteier og som regel virksomhetsledelsen.


Sørg for nært samspill mellom økonomifunksjonen og andre interessenter

Etterhvert som prosjektet skrider frem, er involvering av og tett samspill mellom prosjektledelse, teamledere, fagspesialister og økonomifunksjonen avgjørende for å sikre sammenheng mellom prosjektets leveranser og økonomiske prognoser. Uten dette, forringes kvaliteten på prognoser og dermed mye av nytteverdien.


Et kjennetegn ved prosjekter er at man kan forvente både store og mindre endringer underveis i gjennomføringen. Årsak til slike endringer kan være mange. Imidlertid er det vesentlig å kunne håndtere slike endringer for å oppnå et vellykket prosjekt.


Erfaring viser at tverrfaglig samspill og samarbeid er et av de viktigste suksesskriteriene for at slike endringer blir inkludert som en del av prosjektet på en vellykket måte. Klart definert omfang og beskrivelse av hele endringen er en klar forutsetning for å sikre at beslutningsunderlaget muliggjør en reell vurdering av om endringen bør godkjennes og dermed gjennomføres. Like viktig er det å identifisere hvilken innvirkning  denne endringen kan ha på andre deler av prosjektet, slik at den samlede prognosen viser de økonomiske konsekvensene for hele prosjektet ved ferdigstillelse.

 

Bruk økonomi som virkemiddel til å konkretisere omfang

En annen måte å dra nytte av økonomistyring i prosjekter er å bruke økonomiske data som virkemiddel for å konkretisere omfang. Ved spesifisering av for eksempel en arbeidspakke bruker man input data for å spesifisere omfang og dermed hva man kan forvente av output. Dette er spesielt nyttig i en tidlig fase for raskt å få et oversiktsbilde og føling med kostnader og konsekvenser før prosjektledelsen bruker mer tid og ressurser på detaljering av beslutningsunderlaget. Et grovere beslutningsunderlag er ofte et  godt nok grunnlag for å vurdere om endringer i omfang kan godkjennes eller må utelates fordi det går utover angitte toleranser for prosjektet.


Finn riktig detaljnivå

Økonomiinformasjon må være relevant og ha en detaljeringsgrad som gir tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for forretningsmessige vurderinger. En enkel huskeregel her er «godt nok prinsippet». Uten en slik begrensning risikerer man at man drukner i detaljer. Dette høres kanskje enkelt ut, men det viser seg at mange prosjektledere ofte går i denne fellen. Da blir det en stor utfordring å gjøre ordentlige vurderinger av beslutningsunderlaget og gi de anbefalinger som trengs.


Ved å følge noen enkle grep, kan man gjøre økonomistyring nyttig for prosjektledelsen fra oppstart til avslutning av prosjektet.


Kanskje vel så viktig er den positive påvirkningen dette også har overfor prosjekteier og virksomhetsledelse fordi de raskt får tilgang til relevant og riktig økonomiinformasjon. Det gjør det mulig å foreta reelle vurderinger av prosjektets leveranser og forventede gevinster under prosjektgjennomføring og etter at prosjekteier har overført dette ansvaret til linjeorganisasjonen.

Anders Øvergaard

Anders Øvergaard er en forretnings- og resultatorientert siviløkonom med omfattende erfaring fra IT-bransjen. Han har erfaring med svært store og teknologisk utfordrende prosjekter, både nasjonalt og internasjonalt. I disse prosjektene har Anders hatt roller som prosjektleder, controller og kvalitetssikrer. Anders har også omfattende erfaring med utforming av rutiner og prosesser for virksomhetsstyring for store selskaper i privat og offentlig sektor.

Relaterte artikler