Endringer i prosjektet

Endringer og nye krav er en uunngåelig del av et prosjekt. Effektiv og bevisst håndtering av slike endringer kan være avgjørende for om prosjektet blir vellykket.

For å kunne levere et prosjekt, må prosjektledere kunne håndtere endrede krav underveis. Gode rutiner for hvordan slike forespørsler skal behandles vil kunne gjøre hele prosessen enklere for alle parter, og vil redusere sannsynligheten for misforståelser og konflikter.

Alle endringer som foreslås bør vurderes, godkjennes og gjennomføres på en kontrollert måte. Når en endring i prosjektet blir foreslått, må denne håndteres med henblikk på på hvordan den skal løses og hvordan den skal settes ut i livet. Dette gir de fleste endringsforslag både en "hard" og en "myk" side. 

De harde aspektene dreier seg om at den tekniske endringen utformes, utvikles og leveres effektivt. Her er det prosjektledelsens ansvar å gi struktur, prosesser og verktøy for å få dette til å skje.

De myke aspektene dreier seg hvordan forandringen blir forklart, begrunnet, vedtatt og tatt i bruk av mottakerne. Kanskje må de ansatte gjøre jobben sin annerledes som et resultat av prosjektet? Det handler om innføring av nye løsninger og hvilke gevinster organisasjonen får ut av investeringene. God endringsledelse sørger for at de positive effektene blir realisert og eventuelle negative effekter og misnøye ikke får spre seg gjennom organisasjonen.

I de fleste prosjekter er det behov for både prosjektledelse og endringsledelse.

Begge har som mål å øke sannsynligheten for at prosjekter eller tiltak gir de resultatene som var tenkt. Ved å integrere endringsledelse og prosjektledelse kan prosjektet legge til rette for å håndterer endringsforespørsler – for de vil alltid komme – på en effektiv måte, både med tanke på tekniske utfordringer og innføringen.

I prosjektstyringsmetodikken PRINCE2 regner en med at endringer kommer fra to kanter:

Endringsønsker (Request for Change, RFC) - som kommer fra kundesiden, og som dreier seg om å endre en av prosjektets planlagte leveranser i omfang, innhold eller tid. Det vil vanlligvis være snakk om ekstra kostnader forbundet med slike ønsker, og prosjektets styringskomite vil måtte ta stilling til saken.

Avvik - Slike kommer vanligvis fra leverandørsiden. Det kan dreie seg om egenskaper ved leveransen som blir annerledes enn tenkt, ikke kommer i første versjon, blir dyrere enn ventet eller viser seg å være avhengig av noe som ikke har slått til som planlagt.

Hvis prosjektet følger PRINCE2 gir denne metodikken gode prosesser for å håndtere slike utfordringer. Det er en av flere gode grunner for å følge en slik anerkjent metodikk. Men i alle prosjekter er det god grunn til å ha en skikkelig håndtering av endringsønsker. Selv om de er uplanlagte, kan de bidra til et bedre resultat for prosjektet.

Siden endringer er uunngåelig, er det best å være forberedt. Det gjelder også der hvor prosjekteieren har bestemt seg for å kjøre prosjektet uten støtte i anerkjente metodikker. Trinnene under bør kunne gjennomføres i alle prosjekter, uansett hvor lite metodestyrt de er:

1. Forespørsel om endring av prosjektet:

Den må være så godt beskrevet og begrunnet som mulig, og den må være skriftlig. Eventuelle løsningsforslag, tilbud og estimater må tas vare på.

2. Oppdater endringsloggen

Endringsloggen et dokument der endringer og aktiviteter for å vurdere endringer skrives ned. Alle forespørselene må registreres, ikke lenge etterpå, men mens saken er fersk

3. Prioritering av foreslått endring

Gjelder endringsforespørselen noe som er kritisk, viktig eller bare kjekt å ha? Er andre leveranser avhengig av at dette spørsmålet blir løst?

4. Vurdering av endringen

Det er best å vurdere alle endringer mot de samme kriteriene, men det er ikke alltid mulig. Formålet med vurderingen er å bestemme om å godkjenne eller avvise endringen. Hvor kostbart er det, hvor lang tid tar det, hva er følgen av å bruke tiden annerledes enn planlagt? Tenk på at "null-alternativet", altså å ikke gjøre noe, også har konsekvenser

5. Bestem hvilke tiltak som er nødvendige

Et endringsforslag er vanligvis ikke ferdig utarbeidet med alle detaljer. Bestem hvordan endringen skal gjennomføres: hvem gjør hva når... Gjør beslutningen kjent hos alle interessenter og de som berøres av endringen. Endringsloggen oppdateres med vedtak og begrunnelse. Når endringen er formelt godkjent, må alle aktuelle prosjektdokumenter oppdateres. Du har nå sannsynligvis en ny prosjektplan, og det er heretter denne som gjelder.

Habberstad har kvalifiserte prosjektledere med kompetanse innen endringsledelse. Vår erfaring kan spare din virksomhet for kostbare feil i gjennomføring av utviklings- og endringsprosjekter.