8 årsaker til at du ikke lykkes med gevinstrealisering

Mange prosjekter oppstår under de beste intensjoner, men resultatene uteblir. Hvorfor blir det slik, og hva kan man gjøre med det?

Det er frustrerende å se prosjekter man investerer tid og krefter i, ende opp som luftslott.

Heldigvis finnes det råd.

I Habberstad lever vi av å lede prosjekter, og ser at gevinstrealisering etter at prosjektet er avlevert til linja, er et problemområde for mange av våre klienter.

Nysgjerrig på hvorfor? Her kommer åtte vanlige grunner:

1. Prosjektledelsen fokuserer på kostnader fremfor gevinster

Etter vår erfaring vies kostnader mye oppmerksomhet, mens det arbeides for lite med å identifisere og konkretisere gevinster. Når vi vet at prosjektsuksess først og fremst defineres gjennom det sistnevnte, ser vi et behov for å øke bevisstheten rundt nyttestyring av prosjekter.

Beste praksis er tydelig på dette: Identifisering av gevinster, altså lønnsomheten, skal utgjøre en del av prosjektforslaget. Nøkkelen er altså at man ikke bør styre etter et kostnadsforslag, men en forretningsplan.

De store gevinstene huskes lenge etter at kostnadene er glemt.

Vår anbefaling: En plan for gevinstrealisering bør utarbeides allerede innledningsvis, og skal følges opp gjennom hele prosjektets varighet.

2. Den viktige realiseringsfasen nedprioriteres

I Difis prosjektveiviser beskrives realiseringsfasen godt. Gevinster som ikke er realisert gjennom prosjektet skal følges opp og realiseres i denne fasen. I tillegg skal en vurdere oppnåelsen av effektmålene.

Vår anbefaling: Realiseringsfasen bør kjøres iterativt helt til alle relevante gevinster er hentet ut. Det krever at ansvar tydeliggjøres, og at man følger opp dem som skal forvalte løsningen.

3. Galt spørsmål gir galt svar

Vi har som sagt lang og bred erfaring med prosjektledelse. Hos klienter opplever vi at det ofte er fokus på hvilke nytteverdier ledelsen og prosjektteamet ønsker å oppnå, fremfor å fokusere på hvordan de skal realiseres.

Vår anbefaling: Det er vel og bra å definere hvilke nytteverdier som skal oppnås, men de forblir planer inntil man også tar stilling til hvordan det skal gjøres.

4. Det bommes på mål

Sørg for å etablere strategisk gode mål (les: nytteverdi). De er mer enn bare ord, fordi de bestemmer kursen prosjektet skal navigere etter. Dermed er de helt avgjørende for gevinstrealiseringen i alle prosjektets faser.

Nedenfor forsøker vi å illustrere hva dette kan bety i praksis:

 Vår anbefaling: God gevinststyring dreier seg om å sette nyttemål fremfor leveransemål.

5. Den som prioriterer alt, prioriterer ingenting

Slik er det også med gevinster: Ikke alle er like viktige for virksomhetens målsettinger. En tydeliggjøring av koblingen mellom

er avgjørende for å sikre målrettet gevinststyring.

Prosjektmålet leverer en løsning for en mer automatisk og systemstøttet saksbehandling (effekten). Dette vil kunne gi en gevinst gjennom redusert saksbehandlingstid (gevinstmålet), og strategien til virksomheten har målsatt raskere tilbakemeldinger til søker (strategimål).

Vår anbefaling: Det er her viktig å prioritere de tiltakene som best bidrar til å realisere virksomhetens strategiske målsettinger.

6. Gevinstbildet er uklart

Som vi nevnte i punkt 4, er det viktig at prosjekter styrer etter effekten av det som leveres, ikke bare hva som leveres.

Prosjekteier og prosjektleder bør tidlig skaffe seg et klart bilde av hvilke gevinster som skal oppnås, og identifisere hvem som skal ha ansvar for å ta vare på dette over tid.

Utover i prosjektet kan det ofte være for sent å utvide strategien. Altså er det nødvendig å starte tidlig med å stille de rette spørsmålene:

• Hvordan skal gevinstene realiseres?
• Hvor skjer det?
• Hvem innkasserer fordelene?
• Når skjer det?
• Er det avhengig av at noe annet må skje først?

Mål skal nås over tid – ikke bare rett etter at prosjektet er avsluttet.

Vår anbefaling: Bygg en gevinstorientert kultur i alle ledd av prosjektorganisasjonen.

7. Styringsgruppen er for passiv

Styringsgruppen, som oftest er representanter fra linja, liker å være informert, men det er langt viktigere at den er involvert og tar eierskap.

Husk! Prosjektleder og prosjektet er et verktøy som skal hjelpe styringsgruppen med å nå sine mål – ikke omvendt.

En styringsgruppe som aktivt involverer seg i arbeidet, vil kunne gjøre linja mer bevisst på de gevinstene prosjektet skal høste.

Vår anbefaling: Enkelt og greit – involver og aktiviser styringsgruppen.

8. Gevinstrealiseringen avsluttes når prosjektet avsluttes

Et prosjekt skal avsluttes, men det kan være nyttig å beholde deler av prosjektorganiseringen til å følge opp gevinster i realiseringsfasen. Dette sikrer verdifull kompetanse i gevinstrealiseringsfasen.

Et vellykket prosjekt skaper gevinster for prosjekteiere og bestillere.

Synliggjøring av gevinstene er med på å markedsføre suksessen og gir positiv oppmerksomhet til alle involverte. Til sammen kan det bli en nyttig referanse til neste gang du skal selge inn et prosjektforslag.

Vår anbefaling: Husk at effekten av prosjektet lever lenge etter at prosjektet er avsluttet. Vær kreativ og legg en plan for hvordan du kan høste gevinster også i denne fasen.

Lykke til!