Porteføljestyring: En erfaren konsulent deler sine beste råd

Virksomhetens evne til endring og omstilling vil være avgjørende for suksess på sikt. Men hvordan vet du hvilke prosjekter du skal satse på?

I takt med økte krav om forretningsutvikling og innovasjon for å styrke virksomhetens konkurransekraft, oppstår det gjerne rikelig med gode ideer og forslag til strategiske initiativer. Dette er vanligvis en bevisst satsning, og en del virksomheter har institusjonalisert innovasjonskravene sine: 3M har som mål at minst 25 prosent av omsetningen skal komme fra produkter som ikke eksisterte for fem år siden, mens Posten – som for øvrig ble kåret til Norges mest innovative bedrift i fjor – har som kjernefilosofi å omstille seg «i takt med endringene i samfunnet».

Porteføljestyring hjelper deg å prioritere rett

Jeg ser ofte at det er knapphet på de ressursene og nøkkelpersonene som kreves for å kunne gjennomføre alt man ønsker. Dette gjør at riktig prioritering av initiativer, som faktisk understøtter virksomhetens utviklingsmål og strategi, er helt avgjørende for å lykkes.

Likevel har jeg erfart at mangel på prosesser og rutiner for å koordinere og prioritere slike gode initiativer fører til liten forretningsnytte. Det kan også resultere i overbelastning på nøkkelressurser og uavklarte avhengigheter mellom utviklingsprosjekter og kjernevirksomheten. Dette fører i praksis til at det tar lenger tid før man oppnår ønskede resultater, eller enda verre: At man ikke realiserer gevinster i det hele tatt.

Hva er porteføljestyring?

En portefølje består vanligvis av en rekke digitale prosjekter fra ulike forretningsområder i virksomheten. I tillegg kan det være en del mindre prosjekter eller aktiviteter som er del av produkt- og tjenesteutviklingen avhengig av type virksomhet. Felles mål for disse er enten å forbedre eksisterende eller utvikle ny kjernevirksomhet. Et minimumskrav er som nevnt at de understøtter ett eller flere av virksomhetens utviklingsmål og overordnete strategi. Gjør de ikke det, har de ikke livets rett og bør etter min mening stoppes så tidlig som mulig.

Les mer: Derfor trenger du både tjenestedesignere og virksomhetsarkitekter

Hva skal til for vellykket porteføljestyring?

Selv om hver eneste virksomhet har unike utfordringer, synes jeg det er nyttig å bruke en enkel tilnærming først, for deretter å gjøre nødvendige tilpasninger.

Noen tips rundt oppstart av porteføljestyring: 

1. Forankre porteføljestyring i virksomheten. Dette kan omfatte opprettelse av fagorgan som porteføljeråd eller lignende, som prioriterer og rangerer porteføljen.
2. Sett sammen porteføljen (prosjekter og utviklingsaktiviteter).
3. Kartlegg og koble prosjektenes relevans til virksomhetens mål og strategi.
4. Kartlegg ressursbehovet for gjennomføring av prosjekter i porteføljen – nøkkelpersoner er som regel en flaskehals.
5. Kartlegg avhengigheter mellom andre prosjekter, pågående tjeneste- og produktutvikling (for eksempel ved en tilnærming à la virksomhetsarkitektur).
6. Definer felles kriterier for prioritering av porteføljen og gjør disse transparente.
7. Prioriter og ranger prosjekter i porteføljen, herunder optimal bruk av nøkkelressurser.
   
   

Vi har også skrevet en egen bloggartikkel der vi ser nærmere på overnevnte punkter og den konkrete gjennomføringen av god porteføljestyring. Hvordan skal dere egentlig starte prosessen? Og hva bør dere sitte igjen med til slutt? 

Les mer: Trinnvis guide: Slik kommer du i gang med porteføljestyring