<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=498504343650697&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

IT porteføljestyring og Governance

 

Krav til økt endringsevne og reduserte kostnader krever en helhetlig tilnærming til alle investeringer i virksomheten.  

Porteføljestyring innebærer å analysere, utøve, evaluere og kontrollere investeringene slik at strategi og økonomi er førende for beslutningene som tas for virksomhetens portefølje av prosjekter. 

Alle digitale transformasjoner krever involvering og forankring fra ledelsen. Det er avgjørende at beslutninger fattes på rett nivå og av de som evner å se hele virksomheten og dens behov. 

God styring krever velfungerende styringsmodeller, involvering av beslutningstagere og standardiserte og sammenlignbare beslutningsgrunnlag. Dette er en forutsetning for å kunne prioritere de riktige prosjektene og allokere de rette ressursene.  

Habberstad tilbyr bistand til å etablere og videreutvikle velfungerende prosesser og verktøy for styring av prosjektporteføljen så vel som virksomheten. 

 

Porteføljestyring

Manglende prosesser og rutiner for etterspørselsstyring kan gi tilfeldige prioriteringer – og i mange tilfeller igangsetting av prosjekter som gir liten forretningsnytte. Dette er gjerne en direkte følge av at det ikke er etablert prosesser for håndtering av behov og krav på en strukturert måte i virksomheten. 

Porteføljestyring er først og fremst en styringsprosess som tilstreber en best mulig prioritering av ressurser, men skal også støtte alle fasene fra idé-generering, budsjettering, planlegging, gjennomføring, styring, monitorering og evaluering. Porteføljestyring setter livssyklusen til et sett av prosjekter, applikasjoner eller tjenester inn i et formalisert rammeverk. 

Habberstads rådgivere har omfattende erfaring med å utarbeide prosesser og rutiner for prosjekt og porteføljestyring som skal gi maksimal nytteverdi ut av prosjektporteføljen.  Gjennom workshops og analyser bistår vi med å danne et rammeverk for styring og rapportering av nøkkelprosjekter i organisasjonen og rutiner for balansering av prosjektporteføljen. Sammen med kunden sørger vi for at alle involverte parter får den opplæring og innføring som kreves for å ta prosessene i bruk på en god måte. 

 

Business cases som beslutningsgrunnlag og styring

Det kan være vanskelig å selge inn et produkt eller en idé. Et riktig utformet Business Case viser verdien av produktet eller en idé, og er derfor et viktig beslutningsstøtteverktøy for investeringen. 

Et Business Case kan være uformell men gir større troverdighet når den er formelt utformet og gjerne med forankring i anerkjente metoder og teknikker. Prosjekter som igangsettes uten gode lønnsomhetsvurdering mangler et viktig styringsunderlag. Det betyr som regel større sjanse for å mislykkes. 

Et Business Case utarbeides som regel i et forprosjekt i forretningsenheten. Forprosjektet inneholder en kartlegging av behovet og driverne til den nye løsningen eller endringen. Videre avklares og brytes effektmålene ned for å gi et godt grunnlag for utarbeidelse av valgkriteriene. Valgkriteriene inneholder tid, kost og ytelser, og vektlegges innbyrdes. Informasjon om mulige alternativer innhentes. Alternativene inkluderer også null-alternativet, dvs. at det ikke noe gjøres. For hvert alternativ samles informasjon om gevinster inn, analyseres og systematiseres. 

Resultatene sammenstilles på en hensiktsmåte i en rapport og presenteres for porteføljestyret på en standardisert form. Dette gjør at beslutningstagerne fortløpende kan vurdere hvilke prosjekter som fortsatt skal leve og hvilke som skal settes på hold eller termineres.

 

Virksomhetsstyring - Governance

For dagens gjennomgripende endringsprosesser er velfungerende governancemodeller og strukturer avgjørende både for forretningsside så vel som på IT-nivået. Med en rett sammensetning av beslutningstakere som representerer alle berørte ledd i virksomheten, operativt så vel som strategisk, er man godt rustet til å fatte de rette beslutninger.  

Eierstyring og ledelse av en digital transformasjon er først og fremst en styringsprosess som tilstreber en optimal prioritering av ressurser, men skal også støtte alle fasene fra idé-generering, budsjettering, planlegging, gjennomføring, styring, monitorering og evaluering. Dette setter livssyklusen til et sett av prosjekter, applikasjoner eller tjenester inn i et formalisert rammeverk. 

Habberstad kan gi rask fremdrift når det skal etableres effektive styringsmodeller som er tilpasset organisasjonens egenart. Med den daglige virksomheten under god kontroll, kan ledelsen identifisere forbedringstiltak, optimalisere rutiner og bedre samarbeidet internt i bedriften. Habberstad anbefaler en trinnvis tilnærming for å innføre en helhetlig modell for virksomhetsstyring. Vår metode identifiserer en begrenset del av virksomheten, og setter søkelys på rutiner, gevinster og tiltak for et virksomhetsområde.

For å sikre læring vil prosjektet evaluere og justere styringsmodellen, før en går videre til neste område av virksomheten. Ved å implementere styringsmodellen område for område sikrer man lav risiko og raske gevinster, samtidig som man beholder et helhetlig syn på organisasjonen.

Habberstad har bistått kunder med blant annet: Utvikling og etablering av styringsmodeller og interne prosesser, ressurs-, risiko- og eierstyring, etablering av standarder og prosedyrer, balansert målstyring, KPI’er og tiltak og økonomi-, leverandør- og prosesstyring

Godt tilpassede prinsipper og verdikjeder legger til rette for arbeidsprosesser som henter frem det beste i medarbeiderne, og som bidrar til at alle gjør hverandre gode.

 

Digitale strategier

Kravet om rask respons og proaktive endringer blir bare større og terskelen for å ta i bruk nye løsninger er lavere enn før.  

Spørsmålet er hvordan virksomheten skal forholde seg til slike stadig raskere endringer i samfunnet.  Har du et klart målbilde for hvor du ønsker å være? Hva er dine største utfordringer og hvilke tiltak skal du iverksette for å nå dine mål?  

IT-avdelinger opplever å bli stående på sidelinjen i beslutningsprosessen, selv om ukoordinerte initiativer etter hvert kan gi store integrasjonsproblemer. 

Habberstads strategiprosess ender opp i en et sluttdokument som kan presenteres på én side - vi kaller den også Strategi på én side. Denne siden er den overordnede handlingsplan og er bygget opp rundt følgende:

  • Felles og forankrede målsettinger
  • Kritiske suksessfaktorer - utfordringer som må håndteres for å realisere målsettingen
  • Konkrete og målbare tiltak

Prosessen fram til Strategi på én side tilrettelegger for forankring og bred medvirkning der engasjement og motivasjon vil være avgjørende for en vellykket implementering. Alle anbefalingene vil være konkrete, underbygde og gjennomførbare. Anbefalingene må være basert på klare delmål som samlet støtter opp om overordnede mål. 

Avgjørende for prosessen er bruk av den kompetanse og innsikt som er i organisasjonen i dag, samt de analyser og det arbeid som måtte være gjennomført. Dette betinger at de berørte parter tar eierskap til resultatet og er enige i de konklusjoner og anbefalinger som kommer frem i prosessen.   

Snakk med vår fagekspert

131_portrett_5132

Anders Øvergaard

Fagansvarlig porteføljestyring, tlf: +47 926 64 690